Najbolji način vođenja poslovnog sastanka

Suviše često sastanci traju duže nego što bi trebalo i ne uspijevaju da održe angažovanje učesnika. Bilo da se sastajete sa partnerima, prodavcima ili zaposlenima, pokažite svoju briljantnost na sastancima pomoću ovih obaveza za sastanke.

Jelena Plivelić Mitrović
Najbolji način vođenja poslovnog sastanka

Odredite cilj. Jasan cilj će postaviti ton za sastanak i odrediti njegov pravac. Vaš cilj treba da bude konkretan i mjerljiv. Ako očekujete da učesnici razmišljaju, zamolite svakog učesnika da dođe na sastanak sa listom ideja.

Zapitajte se da li je sastanak zaista neophodan. Sastanci mogu biti skupi. Ako se vaš cilj može postići putem e-pošte, konferencijskog poziva, skajpa ili čak brze diskusije jedan na jedan, preskočite sastanak u potpunosti.

Pozovite donosioce odluka. Najefikasniji sastanci uključuju zainteresovane strane kako bi se osiguralo da se odluke mogu donijeti odmah. Ako ključni donosilac odluka nije dostupan, zamolite podređenog da prisustvuje. U idealnom slučaju, ova osoba će moći da govori u ime svog supervizora, i – u najmanju ruku – da vodi bilješke i izvještava.

Ustati. Rutinski sastanci koji su osmišljeni za kontakt sa zaposlenima i diskusiju o izvještajima o statusu obično se mogu obaviti za 15 minuta ili manje. Veća je vjerovatnoća da ćete sastanak održati kratkim i tačnim ako svi ostanu da stoje.

Planirajte strateški. Ako želite da svaki učesnik sastanka bude u potpunosti angažovan, izbjegavajte ponedeljak ujutru, kada svi primaju e-poštu. Takođe izbjegavajte petak popodne, kada su zaposleni zauzeti završavanjem nedelje i radujući se vikendu. Zakažite sastanke na dan i u vrijeme kada će se učesnici najverovatnije angažovati.

Postavite vremensko ograničenje i držite ga se. Sastanci koji se vuku satima uzrokuju da učesnici izgube strpljenje i fokus. Rasponi pažnje su kratki, a vrijeme je dragocjeno. Najproduktivniji sastanci počinju na vrijeme i završavaju se na vrijeme.

Dajte prioritet dnevnom redu. Ne ostavljajte najvažnije teme za kraj. Da biste osigurali da su ciljevi najvišeg prioriteta ispunjeni, prvo razgovarajte o najvažnijim pitanjima. Na taj način, ako neko treba da se udalji ili napusti sastanak ranije, i dalje ćete ostvariti svoje glavne ciljeve.

Držite se dnevnog reda. Dnevni red je nacrt – okvir – da svi budu na temi i da se održava tok sastanka. Dnevni red treba da bude na jednoj stranici i ne bi trebalo da sadrži ništa osim glavnih tema razgovora. Ako učesnici insistiraju na razgovoru van reda, uključite se i predložite im da razgovaraju nakon sastanka ili zakažite odvojenu diskusiju. Zatim se odmah vratite na predmetnu temu.

Prenesite koncepte kroz priče. Kada predstavite grupi sa ključnim konceptima ili novim idejama, posebno modelima koje je teško razumjeti, objasnite zašto bi to trebalo da im bude stalo. Uokvirite problem brzom pričom i koristite primjere.

Na kraju sastanka, brzo ponovite sve odluke, rokove i razjasnite sve potrebne naknadne radnje. Svi učesnici sastanka treba da razumiju tačno šta se od njih očekuje. Odmah zakažite sve naknadne sastanke.

Izvor

Povezane vijesti